Política de Protección de Datos Personales

Información del Responsable del Tratamiento

La empresa Responsable del Tratamiento de los Datos Personales es:

• Razón Social: PATIÑO Y CONTRERAS CIA S.A.S.
• NIT: 807.002.365-1
• Domicilio: Cúcuta, Norte de Santander.
• Dirección: Av. 0 No. 1 – 119
• Correo Electrónico: recursoshumanos@oficanon.com
• Teléfono: 607 549 7500

Definiciones

Los siguientes términos serán utilizados en esta Política, según la Ley 1581 de 2012 y la Ley 1266 de 2008:

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para el Tratamiento de Datos Personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales objeto de tratamiento.
• Datos personales: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
• Datos Públicos: Datos relativos al estado civil, profesión, oficio, calidad de comerciante o servidor público, entre otros.
• Datos Sensibles: Información que puede afectar la intimidad o generar discriminación (origen racial, orientación política, convicciones religiosas, salud, vida sexual, datos biométricos, etc.).
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica que realiza el Tratamiento por cuenta del Responsable.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento.
• Titular: Persona natural cuyos datos son objeto de Tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación sobre Datos Personales (recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión, etc.).
• Transferencia: Envío de Datos Personales desde un Responsable o Encargado en Colombia a un receptor, dentro o fuera del país.
• Transmisión: Comunicación de datos para que un Encargado realice el Tratamiento por cuenta del Responsable.

Tratamiento al cual serán sometidos los Datos Personales

Los Datos Personales serán:

• Recolectados, almacenados, organizados, usados, circulados, transmitidos, transferidos, actualizados, rectificados, suprimidos, eliminados y gestionados por OFICANON.
• El tratamiento se realizará por el tiempo razonable y necesario según su finalidad. No obstante, se conservarán indefinidamente los datos necesarios para cumplir obligaciones legales.

Tratamiento de Datos Sensibles

Si se realizan tratamientos de Datos Sensibles, OFICANON se asegurará de:

• Obtener consentimiento expreso del Titular.
• Informar al Titular que no está obligado a autorizar el Tratamiento de datos sensibles.
• Informar de forma explícita y previa cuáles datos son sensibles y la finalidad del Tratamiento.

Tratamiento de Datos Personales de Niñas, Niños y Adolescentes

Cuando se trate de menores, se observará:

• Responder y respetar el interés superior del menor.
• Asegurar el respeto de sus derechos fundamentales.
• Valorar la opinión del menor cuando tenga madurez y capacidad para entender el asunto.
• El representante legal podrá otorgar la autorización previa valoración del derecho del menor a ser escuchado.

Video vigilancia

En las instalaciones de OFICANON hay cámaras de videovigilancia. La información recolectada se usa con fines de seguridad de oficinas, bienes y personas presentes en las instalaciones.

Derechos de los Titulares

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 y Decreto 1377 de 2013, el Titular tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales ante OFICANON.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a OFICANON, salvo excepciones legales.
• Ser informado sobre el uso que se le ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) tras agotar el trámite en OFICANON.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de datos cuando no se respeten derechos o garantías.
• Acceder de forma gratuita a los Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Estos derechos podrán ser ejercidos por:

• El Titular (con identificación suficiente).
• Sus causahabientes (acreditando la calidad).
• Representante o apoderado (acreditando representación).
• Por estipulación a favor de otro o para otro.

Obligaciones de OFICANON (cuando actúe como Responsable)

• Garantizar el pleno ejercicio del derecho de hábeas data.
• Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización del Titular.
• Informar debidamente sobre la finalidad de la recolección y los derechos del Titular.
• Conservar la información bajo condiciones de seguridad que impidan adulteración, pérdida, acceso o uso no autorizado.
• Garantizar que la información suministrada a Encargados sea veraz, completa y actualizada.
• Actualizar y rectificar la información cuando sea incorrecta.
• Suministrar solo datos cuyo Tratamiento esté autorizado.
• Exigir a Encargados/Operadores respeto por la seguridad y privacidad de la información.
• Tramitar consultas y reclamos según la normativa.
• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para cumplir la ley.
• Informar a la autoridad cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad.
• Cumplir instrucciones y requerimientos de la Superintendencia de Industria y Comercio.

Obligaciones de OFICANON (cuando actúe como Encargado u Operador)

• Garantizar el ejercicio del derecho de hábeas data.
• Conservar la información bajo condiciones de seguridad adecuadas.
• Actualizar, rectificar o suprimir datos oportunamente según la ley.
• Actualizar la información reportada por Responsables dentro de cinco (5) días hábiles.
• Tramitar consultas y reclamos conforme a la normativa.
• Adoptar manual interno de políticas para atención de consultas y reclamos.
• Registrar leyendas en la base de datos conforme a la regulación (“reclamo en trámite”, “información en discusión judicial”).
• Abstenerse de circular información bloqueada por orden de la Superintendencia.
• Permitir el acceso solo a personas autorizadas.
• Informar a la SIC cuando existan violaciones a la seguridad.

Finalidades del Tratamiento

Datos Personales de los Clientes

• Desarrollo de propuestas comerciales de servicios (incluyendo equipos y software).
• Realización y ejecución de contratos de prestación de servicios.
• Servicio al cliente y estudios de mercadeo.
• Trámites de facturación por servicios prestados.
• Cumplir obligaciones legales de información a entes administrativos.
• Información sobre cambios o actualizaciones de productos y servicios.
• Campañas de publicidad a cargo de OFICANON.
• Celebrar convenios con terceros y cualquier otra finalidad derivada de la relación comercial.
• Realizar publicidad, promoción y actividad comercial relacionada con su objeto social y compañías filiales.
• Reportar información a autoridades legalmente facultadas para solicitarla.

Datos Personales de los Proveedores

• Procesos de negociación, elección y vinculación de proveedores.
• Consignaciones y pagos por servicios prestados.
• Usar y relacionar datos para fines de la relación comercial.
• Evaluar idoneidad y competencias del proveedor.
• Compartir datos con compañías filiales para ofrecer productos y servicios.
• Cualquier otra finalidad que resulte del desarrollo de la relación comercial.

Datos Personales de Participantes en Procesos de Selección y Empleados

• Realizar procesos de selección, vinculación y desvinculación de personal.
• Celebtrar contratos de trabajo y cumplir obligaciones laborales (seguridad social, aportes, certificados, nómina, etc.).
• Contratación de seguros y prestaciones derivadas de la relación laboral.
• Notificar a familiares en caso de emergencia en instalaciones de OFICANON.
• Otras disposiciones autorizadas por el Titular.

Transferencia y Transmisión de Datos Personales

Transferencia

La transferencia a países sin niveles adecuados de protección está prohibida, salvo que:

• El Titular otorgue autorización expresa e inequívoca.
• Intercambio de datos médicos por razones de salud pública.
• Transferencias bancarias o bursátiles conforme a la legislación aplicable.
• Transferencias en el marco de tratados internacionales con fundamento en reciprocidad.
• Transferencias necesarias para ejecución de un contrato o medidas precontractuales con autorización del Titular.
• Transferencias legalmente exigidas para salvaguardar interés público o para procesos judiciales.

Transmisión

La transmisión cumplirá lo establecido en el artículo 25 del Decreto 1377 de 2013 en cuanto al contrato de transmisión con Encargados del Tratamiento.

Área Responsable de la Atención de Peticiones, Consultas y Reclamos

El área administrativa de OFICANON será la responsable de atender peticiones, consultas, reclamos, quejas y del ejercicio de los derechos del Titular.

Procedimiento para ejercer los derechos del Titular

Procedimiento para acceso y consulta

El Titular o personas autorizadas podrán consultar la información en las bases de datos con una petición dirigida a:

• Correo: recursoshumanos@oficanon.com
• Teléfono: 5752222
• Adjuntando los datos solicitados para tramitar la solicitud.

Para evitar accesos no autorizados, se requerirá prueba de identidad. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles. Si no es posible, se informará con motivos y nueva fecha (máximo cinco (5) días hábiles adicionales).

Procedimiento para actualización, corrección, supresión, revocatoria o reclamo

El reclamo se formulará a:

• Dirección: Av. 0 No. 1 – 119, Cúcuta
• Correo: recursoshumanos@oficanon.com
• Teléfono: 607 549 7500

La solicitud debe contener:

• Identificación del Titular.
• Datos de contacto (dirección física/eléctrónica y teléfonos).
• Documentos que acrediten identidad o representación.
• Descripción clara y precisa de los datos objeto del derecho.
• Descripción de los hechos que motivan el reclamo.
• Documentos que se quieran hacer valer.
• Firma, número de identificación y huella.
• Radicación en original.

Si el reclamo está incompleto, OFICANON requerirá al interesado en cinco (5) días para subsanar. Transcurridos dos (2) meses sin respuesta, se entenderá desistido.

Si el área receptora no es competente, dará traslado en dos (2) días hábiles. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá la leyenda “reclamo en trámite” en un término no mayor a dos (2) días hábiles. El término máximo para atenderlo será de quince (15) días hábiles; si no es posible, se informará la demora y la nueva fecha (máximo ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término).

Supresión de Datos

El Titular puede solicitar la supresión de sus datos cuando:

• Considera que los datos no son tratados conforme a la ley.
• Los datos han dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad.
• Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines.

La supresión implica eliminación total o parcial según lo solicitado. El derecho no es absoluto; el Responsable podrá negar la supresión cuando:

• El Titular tenga deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
• La supresión obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales o investigaciones.
• Los datos sean necesarios para proteger intereses jurídicamente tutelados del Titular o para cumplir una obligación legal.

Revocatoria de la Autorización

El Titular puede revocar el consentimiento al Tratamiento en cualquier momento, siempre que no exista disposición legal que lo impida.

Seguridad de la Información

OFICANON adoptó medidas técnicas, administrativas y humanas razonables para proteger la información e impedir adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El acceso a los datos está restringido y no se permitirá el acceso a terceros salvo petición expresa del Titular o personas legitimadas por la normativa. OFICANON no será responsable por acciones tendientes a infringir las medidas de seguridad establecidas.

Vigencia de la Política

La Política rige a partir del 1 de septiembre de 2017. Por regla general, las autorizaciones sobre el uso de datos personales se entenderán vigentes durante la relación comercial o vinculación al servicio y en el ejercicio del objeto social de la compañía.